Alarma de folios

Buenos dias, necesito que me puedan ayudar con una duda que tengo.
En mi empresa necesito aplicar algún tipo de alarma que me permita avisar cuando nos estamos quedando sin folios (los cuales son cargados en una tabla X) creo que ya entiendo como hacerlo, lo que no comprendo es la logica de las alarmas, es como en los procesos de autorizacion que saltan solamente cuando el valor del select es TRUE?
espero me puedan ayudar, gracias.